Das Videomeeting

Die meisten von haben vor Corona kaum daran gedacht, dass es irgendwann mal nötig sein würde, an Konferenzen oder Schulungen per Videokonferenz teilzunehmen. Nun allerdings, seit es oft nicht anders möglich ist, will man Infektionsrisiken vermeiden, stellen wir fest: Es hat auch seine guten Seiten.

Lange Anfahrtswege fallen weg, was nicht nur gut für den Geldbeutel und das Zeitmanagement, sondern auch noch CO2 einspart und somit gut für die Umwelt ist.

Doch nur die wenigsten sind darauf vorbereitet, wissen, wie Kommunikation über Video-Konferenzschaltungen funktioniert.

Notebook aufklappen, Meeting-Plattform öffnen, der Konferenzschaltung beitreten und los geht’s?

Tauschen sich lediglich zwei Teilnehmer in einem Video-Meeting aus, kann das ganz unkompliziert funktionieren.

Je mehr es werden, desto schwieriger wird es. Vor allem wenn die Teilnehmer im Homeoffice sind. Bei einem Kollegen bellt der Hund. Kinder springen ins Bild. Ein Teilnehmer liegt auf dem Sofa. Mit geschlossenen Augen. Zwei Mitarbeiter tauschen ihre Erfahrungen mit dem Lieferservice des Restaurants um die Ecke aus. Ein anderer hat sein Mikrofon so empfindlich eingestellt, dass man jeder Schritt im Raum so laut ist, dass man überhaupt nichts anderes mehr hört. Die Verbindung bricht ab, ist abgehackt und manch einen Mitarbeiter hört man nur, man sieht ihn nicht.

„Man sieht nur mit dem Herzen gut. Das Wesentliche ist für die Augen unsichtbar“, lässt Antoine de Saint-Exupéry seinen „kleinen Prinzen“ Sagen. In der Literatur mag das stimmen. Für Videokonferenzen braucht man außer einer stabilen Internetleitung eine Kamera. In mobilen Geräten – Notebook, Tablet, Smartphone – ist sie eingebaut. Ebenso wie Mikrofon und Lautsprecher auch. Wer mit dem Desktop an einem Videomeeting teilnehmen möchte, sollte sich vergewissern, ob diese Dinge zur Verfügung stehen. Die Soundkarte ist im Rechner zwar meistens vorhanden, Lautsprecher, Mikrofon und Kamera stehen, wenn überhaupt bestenfalls im Monitor zur Verfügung.

Stehen keine eingebauten Komponenten zur Verfügung, kann man diese Dinge extern einbinden. Ohnehin sind die meisten externen Geräte qualitativ hochwertiger.

Gerade bei Mikrofon und Lautsprecher sollte man sich aber auf jeden Fall überlegen, ein Headset zu verwenden. Störende Geräusche werden so weniger übertragen, die Stimme hallt weniger und Rückkopplungen sind ausgeschlossen, s

ollte ein anderer Teilnehmer ebenfalls im Raum sein.

Für uns hat es sich als sinnvoll herausgestellt, zunächst alle Mikrofone der Teilnehmer bis auf denjenigen, der gerade spricht, auf Stumm zu schalten. Auch das sorgt für eine bessere Tonqualität.

Die Meeting-Plattform

Meist wird Microsoft Teams oder „Zoom“ verwendet. Beides sind amerikanische Produkte und damit datenschutzrechtlich in Verruf geraten. Gerade Drittländer wie die USA verwenden sogenannte Backdoors, mit denen bei Bedarf Gespräche abgehört werden können. Bis letzten Sommer hatte man sich auf die Zusicherung, sich an die Vorgaben der DSGVO zu halten, über ein Privacy-Shield-Abkommen verlassen. Doch das war im Sommer 2020 für ungültig erklärt worden. Diese Meeting-Plattformen waren deshalb in Verruf geraten.

Inzwischen haben beide Hersteller nachgebessert. Bei der Plattform Zoom ist es nun möglich, eine Ende-zu-Ende-Verschlüsselung zu aktivieren.

Bei Microsoft-Teams ist es aktuell vor allem die Berliner Aufsichtsbehörde, die diese Plattform immer noch als nicht als Datenschutzrechtskonform ansieht. Die Kritikpunkte sind hier vor allem, die Verwendung der Daten aus der Nutzung der Plattform für eigene Zwecke und fehlende Inhalte im Vertrag zur Auftragsverarbeitung, mit dem die Verantwortung zum Datenschutzrechtlichen Umgang mit den Nutzerdaten geklärt werden soll.

Die anderen Aufsichtsbehörden sehen die Situation inzwischen gelassener, da auch Microsoft hier nachgebessert hat und im Programm Einstellungsmöglichkeiten zum Schutz der Personenbezogenen Daten geschaffen hat.

Die ms computer GmbH verwendet Starface NEON für ihre Videokonferenzen und Online-Schulungen. Der Hersteller hat seinen Sitz in Karlsruhe. Damit ist er an die DSGVO gebunden. Daten werden nicht abgehört, weitergegeben, genutzt oder sonstwie gespeichert.

Das war für uns das Argument, dass wir uns für dieses Programm entschieden haben. Es funktioniert im Prinzip wie alle anderen Programme auch. Meetings können passwortgeschützt geplant und versendet werden, Bildschirmansichten werden geteilt und für alle Teilnehmer des Meetings angezeigt. Fazit: Alles, was andere Meeting-Plattformen können, kann es auch. Nur besser.